​Administrator i zakres polityki
Administratorem danych osobowych jest KOKOZ Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Staroniwskiej 11/21B, 35-101 Rzeszów, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000692682, NIP 8133754340, REGON 368117429, dalej jako „KOKOZ” albo „Administrator”.
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z KOKOZ pod adresem e-mail kontakt@kokoz.pl lub pisemnie na adres siedziby.
Polityka dotyczy osób odwiedzających serwis kokoz.pl, przesyłających zapytania, korzystających z formularzy lub czatu, zapisujących się na newsletter, a także przedsiębiorców będących osobami fizycznymi oraz przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych klientów, dostawców, podwykonawców i innych partnerów biznesowych KOKOZ.
Dane spółki lub innej osoby prawnej nie są danymi osobowymi, ale dane identyfikujące człowieka działającego w jej imieniu podlegają RODO. Z tego powodu B2B nie oznacza wyłączenia ochrony danych osobowych.
Jeżeli KOKOZ przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta w ramach usługi marketingowej, hostingowej, informatycznej lub podobnej, działa jako podmiot przetwarzający, a zasady takiego przetwarzania określa umowa powierzenia z klientem. Niniejsza polityka opisuje przede wszystkim sytuacje, w których KOKOZ samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania jako administrator.

Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy
W zależności od relacji i sposobu korzystania z serwisu KOKOZ może przetwarzać:
•dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, firmę oraz dane działalności gospodarczej;
•treść korespondencji, zapytania, briefu, zamówienia, ustaleń, reklamacji oraz historię kontaktu;
•dane potrzebne do zawarcia, wykonania i rozliczenia umowy, w tym dane na dokumentach księgowych i płatniczych w zakresie odnoszącym się do osoby fizycznej;
•dane techniczne i eksploatacyjne, np. adres IP, datę i czas połączenia, identyfikatory urządzenia lub cookies, typ przeglądarki, system operacyjny, żądany adres URL, stronę odsyłającą, zdarzenia bezpieczeństwa i logi serwera;
•informacje o aktywności w serwisie i preferencjach marketingowych – wyłącznie w zakresie wynikającym z wybranych ustawień cookies lub udzielonych zgód;
•inne dane dobrowolnie przekazane przez osobę, jeżeli są potrzebne do wskazanego celu.
Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, albo od jej pracodawcy, zleceniodawcy, klienta lub partnera biznesowego. Możemy też korzystać z publicznych rejestrów, firmowych stron internetowych, zawodowych serwisów społecznościowych i publicznie dostępnej korespondencji biznesowej. Przy danych otrzymanych pośrednio zakres obejmuje zwykle imię i nazwisko, stanowisko, firmę oraz służbowe dane kontaktowe.
Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, KOKOZ przekazuje wymagane informacje najpóźniej przy pierwszej komunikacji lub ujawnieniu danych, a co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca, chyba że zastosowanie ma wyjątek przewidziany w art. 14 ust. 5 RODO.
Nie należy przesyłać przez zwykłe formularze ani e-mail danych szczególnych kategorii, danych o wyrokach lub innych informacji nadmiarowych, jeśli KOKOZ wyraźnie o nie nie poprosił i nie wskazał bezpiecznego sposobu przekazania.

Cele i podstawy prawne przetwarzania
KOKOZ dobiera podstawę prawną do konkretnego celu. Najważniejsze operacje przedstawia poniższa zestawienie.
Cel Podstawa prawna i interes
Działanie serwisu, hosting, logi i bezpieczeństwo Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu dostępności, integralności, bezpieczeństwa i diagnozowaniu błędów. Technologie ściśle niezbędne: art. 399 ust. 3 PKE.
Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba działa we własnym imieniu; art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec przedstawiciela lub osoby kontaktowej – interes w prowadzeniu komunikacji i relacji B2B.
Zawarcie i wykonanie umowy Art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną; art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec osób reprezentujących lub obsługujących klienta – interes w prawidłowej realizacji współpracy.
Rozliczenia, podatki i rachunkowość Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych właściwych regulacji.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – interes w ochronie praw, dokumentowaniu współpracy i przeciwdziałaniu nadużyciom.
Newsletter i marketing elektroniczny Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; dodatkowo uprzednia zgoda wymagana przez art. 398 PKE. Minimalny wykaz sprzeciwów może być przechowywany na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, aby nie wysłać kolejnej wiadomości.
Analityka, pomiar konwersji i ulepszanie serwisu z użyciem fakultatywnych technologii Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ust. 1 PKE – zgoda udzielana w panelu cookies. Brak zgody oznacza, że takie technologie nie powinny zostać uruchomione.
Remarketing i dopasowanie reklam Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ust. 1 PKE – zgoda marketingowa na cookies lub podobne technologie; art. 398 PKE, gdy marketing jest wysyłany kanałem elektronicznym.
Dokumentowanie zgód, sprzeciwów i zgodności Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO – obowiązek rozliczalności oraz interes w wykazaniu zgodności i respektowaniu wyborów użytkownika.
Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Jeżeli dane są potrzebne z innej podstawy, np. do rozliczeń lub obrony roszczeń, wycofanie zgody nie powoduje ich automatycznego usunięcia w tym zakresie.

Odbiorcy danych
Dane mogą otrzymywać wyłącznie podmioty, którym są potrzebne do realizacji określonego celu, w szczególności:
•upoważnieni pracownicy i współpracownicy KOKOZ oraz podwykonawcy realizujący usługę;
•dostawcy hostingu, serwerów, poczty, kopii zapasowych, systemów IT, formularzy, czatu, CRM i wsparcia technicznego, w tym cyber_Folks w zakresie hostingu i logów serwerowych;
•biuro rachunkowe, banki, operatorzy płatności, kancelarie prawne, audytorzy, ubezpieczyciele i podmioty windykacyjne – w zakresie właściwym dla danej sprawy;
•dostawcy narzędzi analitycznych lub reklamowych, w szczególności Google lub Meta – tylko gdy odpowiednie narzędzie jest aktywne i użytkownik udzielił wymaganej zgody;
•operatorzy pocztowi, kurierzy lub producenci materiałów, jeżeli wymaga tego zamówienie;
•organy publiczne i inne podmioty uprawnione na podstawie prawa.
Dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające na zlecenie KOKOZ albo jako odrębni lub wspólni administratorzy – zależnie od usługi i własnych obowiązków. KOKOZ nie sprzedaje danych osobowych.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
KOKOZ korzysta przede wszystkim z usług przetwarzających dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy dostawcy globalnych narzędzi IT, analitycznych, reklamowych lub społecznościowych mogą jednak przetwarzać dane także poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.
Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, KOKOZ opiera je na mechanizmie przewidzianym w rozdziale V RODO, w szczególności na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo na standardowych klauzulach umownych wraz z dodatkowymi środkami ochrony, gdy są potrzebne. Informację o zastosowanym mechanizmie i możliwość uzyskania jego kopii można uzyskać pod adresem kontakt@kokoz.pl. Dane konkretnego dostawcy i informacje o transferze powinny być także dostępne w panelu „Ustawienia cookies”, jeżeli transfer wynika z fakultatywnej technologii.

Okres przechowywania danych
Kategoria Zasadniczy okres
Zapytania bez zawarcia umowy Do zakończenia korespondencji, a następnie zasadniczo do 12 miesięcy; dłużej tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do wykazania ustaleń, obrony roszczeń albo gdy rozmowa przekształci się w relację umowną.
Umowy i kontakty B2B Przez okres współpracy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą co do zasady przedawniają się po 3 latach, lecz przepisy szczególne lub sposób liczenia terminu mogą przewidywać inaczej.
Dokumentacja podatkowa i księgowa Przez okres wymagany prawem, zwykle 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
Logi techniczne i bezpieczeństwa Zasadniczo do 12 miesięcy, a w razie incydentu – do jego wyjaśnienia oraz upływu odpowiednich terminów roszczeń.
Newsletter i marketing bezpośredni Do wycofania zgody, rezygnacji z subskrypcji lub skutecznego sprzeciwu. Minimalny zapis sprzeciwu może pozostać dłużej, aby zapobiec ponownej wysyłce i wykazać respektowanie żądania.
Cookies i identyfikatory online Cookies sesyjne – do zakończenia sesji; pozostałe – przez okres wskazany w panelu cookies albo do ich usunięcia. Zapis wyboru zgody jest przechowywany przez okres potrzebny do wykazania zgodności.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane prawem albo potrzebne do zabezpieczenia konkretnego roszczenia.

Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach określonych w RODO osobie przysługują prawa do:
•dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
•sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
•usunięcia danych, gdy zachodzą przesłanki prawne;
•ograniczenia przetwarzania;
•przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
•wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
•wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania;
•wycofania zgody w dowolnym momencie;
•złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Żądanie można wysłać na kontakt@kokoz.pl lub adres siedziby. KOKOZ może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, lecz nie będzie wymagać danych nadmiarowych. Odpowiedź zostanie udzielona w terminach przewidzianych przez RODO.
Skargę można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

Dobrowolność i obowiązek podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako niezbędne są potrzebne do odpowiedzi na zapytanie, zawarcia lub wykonania umowy, rozliczenia, obsługi formularza, czatu albo wysłania wybranej komunikacji. Ich niepodanie może uniemożliwić wykonanie tej czynności. Zgoda na newsletter, marketing, analitykę lub reklamy jest zawsze dobrowolna i nie jest warunkiem zawarcia umowy B2B ani korzystania z podstawowej treści serwisu.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
KOKOZ nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.
Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na analityczne lub marketingowe technologie, dostawcy tych narzędzi mogą tworzyć segmenty odbiorców albo profile zainteresowań służące pomiarowi skuteczności i dopasowaniu reklam. Nie prowadzi to po stronie KOKOZ do decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne. Cofnięcie zgody na daną kategorię zatrzymuje dalsze używanie tych technologii przez serwis, z zastrzeżeniem danych już przetworzonych zgodnie z prawem i działań samych dostawców jako odrębnych administratorów.

Pliki cookies i podobne technologie
Cookies to małe informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego. Serwis może także korzystać z podobnych technologii, takich jak pamięć lokalna przeglądarki, znaczniki pikselowe lub identyfikatory urządzenia. Określenie „cookies” używane w tej polityce obejmuje te technologie, gdy pełnią zbliżoną funkcję.
Serwis rozróżnia następujące kategorie:
Kategoria Cel Zasada uruchomienia
Niezbędne Zapewnienie transmisji, bezpieczeństwa, sesji, zapamiętania wyboru prywatności oraz funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika. Nie wymagają zgody, jeżeli spełniają warunki art. 399 ust. 3 PKE. Nie można ich wyłączyć w panelu, ale można je ograniczać w przeglądarce kosztem działania serwisu.
Preferencje Zapamiętanie ustawień, które nie są konieczne do działania podstawowej usługi. Uruchamiane po zgodzie, chyba że konkretna preferencja jest niezbędna do funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika.
Analityczne Pomiar ruchu, użyteczności i skuteczności treści, tworzenie statystyk, map ciepła lub nagrań sesji po odpowiednim maskowaniu formularzy. Uruchamiane dopiero po aktywnej zgodzie na tę kategorię.
Marketingowe Pomiar konwersji, remarketing, tworzenie grup odbiorców, dopasowanie reklam i integracje społecznościowe. Uruchamiane dopiero po aktywnej zgodzie na tę kategorię.
Przy pierwszej wizycie użytkownik powinien otrzymać panel umożliwiający równie łatwe zaakceptowanie wszystkich kategorii fakultatywnych, odrzucenie ich oraz wybór szczegółowych ustawień. Zgoda nie może wynikać z pól zaznaczonych domyślnie. Odmowa nie ogranicza dostępu do podstawowej treści, z wyjątkiem funkcji, która obiektywnie wymaga danej technologii.
Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać przez stały odnośnik „Ustawienia cookies” dostępny w stopce serwisu. Wycofanie powinno być równie łatwe jak udzielenie zgody. Ustawienia przeglądarki pozwalają dodatkowo usuwać lub blokować cookies, ale nie zastępują panelu zgody po stronie serwisu.
Panel „Ustawienia cookies” powinien pokazywać aktualny wykaz działających cookies i podobnych technologii, ich nazwy, dostawców, cele, kategorie i okresy działania. W razie rozbieżności KOKOZ aktualizuje panel i tę politykę tak, aby odzwierciedlały faktyczną konfigurację serwisu.

Narzędzia zewnętrzne i media społecznościowe
Zgodnie z dotychczasowym modelem serwisu KOKOZ może używać niżej wymienionych narzędzi, ale ich umieszczenie w kodzie strony nie oznacza prawa do uruchomienia przed uzyskaniem wymaganej zgody:
•Google Analytics 4 – analiza ruchu i statystyki; Google Ads lub podobne mechanizmy Google – pomiar konwersji i remarketing. Dostawcą dla użytkowników z EOG jest co do zasady Google Ireland Limited; szczegóły powinny być widoczne w panelu cookies.
•Meta Pixel – pomiar konwersji, tworzenie grup odbiorców i remarketing. Dostawcą dla użytkowników z EOG jest co do zasady Meta Platforms Ireland Limited; szczegóły powinny być widoczne w panelu cookies.
•narzędzie map ciepła lub nagrywania sesji – może działać wyłącznie po zgodzie analitycznej, z maskowaniem pól formularzy i innych danych wpisywanych przez użytkownika; przed aktywacją KOKOZ wskazuje w panelu nazwę dostawcy i okres przechowywania.
•czat online – dane wpisane w czacie są używane do obsługi rozmowy. Cookies konieczne do uruchomionej przez użytkownika rozmowy mogą być niezbędne, natomiast pomiar, reklamy lub śledzenie wymagają odrębnej zgody.
Zwykłe odnośniki do profili KOKOZ w serwisach Instagram, Facebook lub innych mediach społecznościowych nie uruchamiają samodzielnie cookies tych platform. Po kliknięciu użytkownik przechodzi do zewnętrznego serwisu, który przetwarza dane według własnej polityki. Osadzone wtyczki, piksele lub materiały tych platform mogą działać wyłącznie zgodnie z wyborem użytkownika w panelu cookies.
Nie należy traktować identyfikatorów cookies, adresów IP, identyfikatorów reklamowych ani danych o aktywności jako anonimowych tylko dlatego, że nie zawierają imienia i nazwiska. Mogą one stanowić dane osobowe lub dane pseudonimizowane, zwłaszcza gdy dostawca może powiązać je z kontem albo urządzeniem użytkownika.

Formularze, poczta i komunikacja elektroniczna
Formularze zbierają dane w zakresie widocznym przy danym polu. Przy formularzu KOKOZ wskazuje jego cel, pola obowiązkowe oraz udostępnia odnośnik do tej polityki. Dane nie powinny być umieszczane w adresie URL strony ani w innych miejscach, które mogą zostać zapisane w historii przeglądarki lub logach, jeżeli nie jest to technicznie konieczne i odpowiednio zabezpieczone.
Korespondencja związana z zapytaniem, umową, płatnością, bezpieczeństwem, awarią, odnowieniem usługi lub zmianą techniczną ma charakter obsługowy i nie wymaga zgody marketingowej. Newsletter, informacje handlowe i marketing bezpośredni za pomocą poczty elektronicznej, telefonu lub innych środków komunikacji elektronicznej są prowadzone dopiero po uzyskaniu wymaganej uprzedniej zgody zgodnie z art. 398 PKE.
Wiadomość marketingowa powinna zawierać prosty sposób rezygnacji. Wycofanie zgody lub sprzeciw nie wpływa na komunikację konieczną do realizacji trwającej umowy.

Hosting, logi i bezpieczeństwo
Serwis jest utrzymywany na infrastrukturze cyber_Folks. Dostawca hostingu może prowadzić logi serwerowe obejmujące m.in. adres IP, czas zapytania i odpowiedzi, żądany URL, informacje o przeglądarce, błędach, stronie odsyłającej oraz zdarzeniach związanych z obsługą poczty lub bezpieczeństwem.
KOKOZ stosuje odpowiednie do ryzyka środki techniczne i organizacyjne, w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, aktualizacje i monitorowanie bezpieczeństwa, o ile są właściwe dla danego systemu. Opis nie stanowi gwarancji całkowitego wyeliminowania ryzyka; KOKOZ okresowo ocenia adekwatność zabezpieczeń i reaguje na incydenty zgodnie z prawem.

Osoby niepełnoletnie
Serwis i usługi KOKOZ są kierowane do podmiotów profesjonalnych i nie są przeznaczone dla osób poniżej 18 roku życia. KOKOZ nie zamierza świadomie pozyskiwać danych dzieci za pośrednictwem serwisu. Informację o przypadkowym przekazaniu takich danych należy przesłać na kontakt@kokoz.pl.

Zmiany polityki
KOKOZ może zmienić politykę, jeżeli zmieni się prawo, sposób działania serwisu, cele przetwarzania, dostawcy lub wykorzystywane technologie. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie wraz z datą aktualizacji. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na osoby, których dane dotyczą, KOKOZ zastosuje odpowiedni sposób poinformowania, a gdy jest to wymagane – ponownie poprosi o zgodę.

Kontakt i podstawy prawne
Kontakt z Administratorem: kontakt@kokoz.pl; KOKOZ Sp. z o.o., ul. Staroniwska 11/21B, 35-101 Rzeszów.
Politykę przygotowano w szczególności z uwzględnieniem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (PKE), w tym art. 398-400 PKE.

Data ostatniej aktualizacji: 2026.08.31